ملحق معالجة البيانات

1. الأطراف والنطاق

يشكل هذا الملحق جزءًا من عقد خدمة RespondAPI. يكون العميل جهة التحكم، أو معالجًا مخولًا عن جهة التحكم، وتكون Albalasmeh Business Company LTD معالجًا لبيانات العميل الشخصية. يشمل استضافة بيانات جهات الاتصال والمراسلات وتنظيمها واسترجاعها ونقلها وحذفها لتقديم الخدمة المتعاقد عليها. لا يغير الملحق أدوار التحكم المستقلة الموضحة في سياسة الخصوصية.

2. وصف المعالجة ومدتها

يشمل الأشخاص المعنيون جهات اتصال العميل والعملاء المحتملين ومستلمي الرسائل والموظفين. تشمل البيانات الأسماء ومعرّفات الأعمال أو القنوات ومعلومات الاتصال والرسائل والوسائط وسجلات الموافقة وملاحظات المحادثات وإسنادها للفريق وبيانات الأحداث المرتبطة. الأغراض هي وظائف صندوق الوارد والمراسلة ومسارات العمل والتقارير والدعم بتوجيه العميل. تستمر المعالجة خلال مدة الخدمة وفترة محدودة لاحقة للإعادة أو الحذف أو الحفظ الإلزامي. لا تتطلب العمليات العادية بيانات من فئات خاصة، ويجب عدم إدخالها دون ترتيب مشروع متفق عليه وضمانات مناسبة.

3. التعليمات والسرية

سنعالج بيانات العميل الشخصية بناءً على تعليمات موثقة فقط، بما فيها إعداد الخدمة واستخدامها المصرح بهما، إلا إذا أوجب القانون غير ذلك. سنخطر العميل بالمتطلب القانوني قبل المعالجة متى سُمح بذلك، وننبه إلى التعليمات التي نعتقد بصورة معقولة أنها تخالف قانون حماية البيانات المنطبق. يكون العميل مسؤولًا عن مشروعية الجمع والإشعارات وصلاحية توجيه التعليمات. يجب إلزام من يُسمح لهم بالوصول بالسرية وحصر وصولهم في واجباتهم.

4. التدابير الأمنية

سنحافظ على تدابير تتناسب مع مخاطر المعالجة، تشمل عزل المساحات والصلاحيات بحسب الأدوار وحماية الاعتمادات وأسرار القنوات والنقل عبر HTTPS وتقييد الوصول الإداري والسجلات وضوابط النسخ الاحتياطي. سنقيّم الثغرات الجوهرية ونعالجها ونراجع الضمانات دوريًا. تستخدم الخدمة الحالية نسخًا دورية محلية لقاعدة البيانات؛ ولا يعني هذا الملحق توفر خدمة تعافٍ خارجي من الكوارث أو شهادة اعتماد بالفعل. وعلى العميل تأمين مستخدميه وأجهزته وتعليماته.

5. المعالجون الفرعيون والمزودون التقنيون

يفوض العميل بصورة عامة مزودي الخدمة المحددين في سياسة الخصوصية لأغراضهم المعلنة: Contabo للبنية التحتية وCloudflare لخدمات الشبكة وAlbalasmeh Group LTD للدعم التقني المصرح به حيث يلزم الوصول. تُستخدم OpenAI لوظائف الذكاء الاصطناعي التي يفعّلها العميل. يعالج مزودو الدفع الفوترة بصورة منفصلة عن خدمة المراسلة. لا تمنح أسماء المزودين وحدها حق وصول غير مقيد. قبل تلقي معالج فرعي بيانات العميل، يجب علينا وضع التزامات مكتوبة مناسبة، ونبقى مسؤولين عن أدائه لتلك الالتزامات.

سنخطر العميل بالإضافات أو الاستبدالات المزمع إجراؤها للجهات التي تعالج بياناته الشخصية، مع فرصة معقولة للاعتراض لأسباب مثبتة تتعلق بحماية البيانات قبل التغيير. سنعمل على معالجة الاعتراض أو توفير بديل مناسب حيث يمكن، أو السماح بإنهاء الخدمة المتأثرة مع رد نسبي للرسوم المدفوعة مسبقًا غير المستخدمة إذا تعذر حل مشروع. وتتطلب الاستبدالات الطارئة إشعارًا سريعًا وحماية مكافئة.

6. النقل وحدود مسؤوليات المزودين

يجب أن تمتثل عمليات النقل الدولي المقيدة لمتطلبات النقل في UK GDPR، ومتطلبات EU GDPR حيث تنطبق، بما يشمل آلية نقل صحيحة والتقييمات والتدابير الإضافية اللازمة. سنوفر المعلومات المتاحة عن المواقع والضمانات عند الطلب. ولا يجوز اعتبار المقر الرئيسي للمزود دليلًا على موقع الخادم أو الدعم. تبقى علاقة العميل المباشرة بميتا ومعالجتها المستقلة خاضعتين لشروط Meta المنطبقة؛ ولا يعفي هذا الملحق أو سياسة أي مزود من التزاماتنا.

7. الحوادث والطلبات والمساعدة

سنخطر العميل دون تأخير غير مبرر بعد العلم بخرق بيانات شخصية يمس بياناته، ونقدم المعلومات المتاحة عن طبيعته والسجلات المتأثرة وعواقبه المحتملة والاستجابة له، ونستكمل الإشعار عند ظهور حقائق إضافية. سنتعاون في الاحتواء والمعالجة. يبقى العميل مسؤولًا عن إخطار الجهات الرقابية والأفراد، ما لم يفرض القانون واجبًا مباشرًا علينا.

مع مراعاة طبيعة المعالجة والمعلومات المتاحة لنا، سنقدم مساعدة معقولة في حقوق الأفراد وواجبات الأمان وتقييمات الأثر والاستشارات الرقابية. سنحيل طلبات البيانات الخاضعة للعميل إليه دون كشف سجلات غير مرتبطة. المساعدة الاعتيادية جزء من الخدمة؛ وقد يتطلب العمل الاستثنائي رسمًا معقولًا متفقًا عليه، دون تأخير إجراء إلزامي أو فرض رسوم لمعالجة إخلالنا الذاتي.

8. الإعادة والحذف ومعلومات التدقيق

عند نهاية الخدمة، سنعيد بيانات العميل الشخصية المتاحة أو نحذفها بحسب اختياره ونزيل النسخ المتبقية ما لم يفرض القانون الاحتفاظ بها. يُستحسن طلب التصدير قبل انتهاء الوصول. تنتهي النسخ الاحتياطية المقيدة وفق دورة الاحتفاظ المنطبقة ويجب إعادة تطبيق الحذف عند أي استعادة. تبقى البيانات المحتفظ بها قانونًا محمية ومحصورة في غرض الاحتفاظ. سنؤكد الإتمام أو نوضح الاستثناءات القانونية.

سنوفر المعلومات اللازمة بصورة معقولة لإثبات الامتثال ونسمح بتدقيق أو فحص متناسب من العميل أو مدقق مستقل خاضع للسرية. تُجرى عمليات التدقيق بإشعار معقول وضمانات لبيانات العملاء الآخرين وأمان الخدمة؛ ولا تقيد ترتيبات الجدولة الاعتيادية الحوادث العاجلة أو الصلاحيات القانونية للجهات الرقابية. يجب الاتفاق على أي تكاليف تدقيق معقولة وألا تعوق الحقوق القانونية.